許多企業想改版，是因為網站看起來過時、手機版不好用，或業務同仁認為詢問量不如預期。但若一開始只說「想做得更有質感」，專案很容易在設計稿階段反覆修改，最後花了時間，問題卻沒有真正解決。
改版前最重要的工作，是把目前網站的狀況、想改善的商業問題，以及不能遺失的內容先整理清楚。這份盤點不必做得複雜，卻能讓內部與製作團隊在同一個基礎上討論。
先把「為什麼改」寫成可判斷的目標
將模糊感受改寫成具體情境。例如，不要只寫「提升品牌形象」，可以進一步說明：新客戶常不了解服務差異、業務需要花很多時間解釋合作流程，或案例內容難以自行更新。
一個好的改版目標通常包含三件事：
- 主要訪客是誰，例如採購窗口、一般消費者或求職者。
- 希望他完成什麼，例如留下詢問、預約、下載資料或認識服務。
- 目前是哪個環節阻礙他，例如資訊分散、手機閱讀困難或頁面缺少下一步指引。
目標不必承諾特定數字，但要能在上線後回頭檢查。若每個部門都提出需求，建議指定一位決策窗口，將需求分成必要、重要但可延後，以及暫不處理三類。
建立現有頁面與資產清單
先列出目前所有公開網址，包含主要頁面、文章、活動頁、檔案下載頁與可能仍被搜尋到的舊頁面。每一頁至少標記用途、負責人、是否保留，以及改版後預計對應的新頁面。
除了文字內容，也要盤點容易被忽略的資產：
- 品牌標誌、照片、影片、簡報與產品型錄的原始檔。
- 網域、主機、後台、分析工具與信箱服務的管理權限。
- 詢問表單通知信、會員登入、串接服務與特殊計算功能。
- 搜尋表現較好的內容、其他網站正在引用的網址，以及常被業務分享的頁面。
盤點時不需要保留所有舊內容。過期活動、重複介紹與沒有維護價值的頁面，可以標示為下架或整併候選；但在網站正式切換前，仍應先規劃訪客進入舊網址時的去處。
用使用情境決定頁面與功能優先順序
網站地圖不應只是公司組織圖。請從訪客會問的問題開始：你們提供什麼？適不適合我？怎麼合作？如何聯絡？再安排內容順序。
功能需求也應回到使用情境。例如需要多語系時，先確認哪些頁面必須同步維護；需要作品篩選時，先定義分類與日後誰負責新增；想加入線上預約時，先釐清可預約時段、通知對象與取消規則。功能越具體，越容易評估製作與後續維護成本。
把驗收與交接條件提早寫下來
不要等到網站快完成才討論誰更新內容、帳號交給誰，或照片由誰補齊。建議在啟動時就建立一份共用表，記錄內容提供日期、審稿人、素材來源與各階段確認事項。
同時確認改版後要保留哪些追蹤方式、哪些人需要後台權限，以及是否有固定檔期必須避開。這些安排看似行政工作，卻是讓改版能準時上線的重要基礎。
今天可以立刻做的事
- 指定一位內部窗口，寫下本次改版最想解決的三個問題。
- 匯出或手動整理目前的重要網址，標記保留、整併或下架。
- 收集現有品牌素材與各平台管理權限，避免專案中途找不到資料。
- 與團隊確認哪些內容與功能屬於第一階段必要項目。
